Für Beratung, Agentur und Dienstleistung
Angebote, Rechnungen und wiederkehrende Abrechnung
Alois ohne Branchen-Ballast.
Nicht jedes Unternehmen verwaltet Immobilien oder wartet Anlagen. Wer Beratung, Betreuung oder Dienstleistung verkauft, braucht vor allem dreierlei: saubere Angebote, rechtssichere Rechnungen und eine Abrechnung, die jeden Monat von allein kommt. Genau das ist diese Ausprägung von Alois: dieselbe Plattform, dieselbe EU-Souveränität, aber nur die Flächen, die Sie wirklich nutzen. Objekte, Mieter, Anlagen und Plantafel sind nicht ausgeblendet, sondern schlicht nicht gebucht.
Was diese Ausprägung kann
Angebote, die zu Rechnungen werden
Angebote aus Bausteinen und Vorlagen, mit Bindefrist und automatischem Nachfassen. Aus dem angenommenen Angebot wird die Rechnung, ohne Abtippen und ohne zweite Datenpflege.
Wiederkehrende Abrechnung je Kunde
Die Betreuungspauschale einmal hinterlegen: Kunde, Betrag, Turnus, Laufzeit. Alois erzeugt zu jeder Periode eine neue Rechnung mit eigener Nummer und korrektem Leistungszeitraum, immer als Entwurf zur Prüfung, nie als stiller Versand.
E-Rechnung, die durchgeht
Jede Rechnung entsteht als ZUGFeRD/Factur-X nach EN 16931; der Erzeuger wird laufend gegen den amtlichen KoSIT-Prüfstandard verifiziert. Eingehende E-Rechnungen prüft Alois beim Empfang gegen denselben Standard. Lückenloser Nummernkreis nach GoBD, DATEV-Erlöskonto je Position, Storno und Korrektur mit sauberem Bezug zur Ursprungsrechnung.
Offene Posten und Mahnwesen
Alois kennt Zahlungsziel und Fälligkeit, führt die offenen Posten und bereitet den dreistufigen Mahnlauf vor. Auch hier gilt: Alois schreibt den Entwurf, den Versand entscheiden Sie.
Dauerrechnung oder wiederkehrende Rechnung?
Die beiden Begriffe werden im Alltag vermischt, meinen aber Verschiedenes. Alois kann beides.
Die Dauerrechnung ist ein einziger Beleg mit fester Nummer, der einen Turnus beschreibt: „monatlich 500 Euro, gültig bis auf Widerruf“. Sie stellen sie einmal, der Kunde zahlt fortlaufend darauf.
Die wiederkehrende Rechnung erzeugt dagegen zu jeder Periode einen neuen Beleg mit eigener Nummer und eigenem Leistungszeitraum. Das ist der Regelfall, wenn jede Periode einzeln gebucht, gemahnt und ausgeziffert werden soll.
Typische Einsatzfälle
- Monatliche Beratungs- oder Betreuungspauschale je Mandat abrechnen
- Angebot schreiben, nachfassen und in die Rechnung überführen
- E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber und Großkunden
- Offene Posten im Blick behalten, Mahnstufen vorbereiten lassen
- Eingehende Rechnungen und Belege im Posteingang vorsortieren
- Wiederkehrende Korrespondenz aus Vorlagen entwerfen lassen
Was in dieser Ausprägung steckt und was nicht
Enthalten
- Angebote, Artikel- und Leistungsstamm, Kundenstamm
- Rechnungen, E-Rechnung nach EN 16931, Storno und Korrektur
- Abrechnungsverträge für die wiederkehrende Abrechnung
- Offene Posten, Zahlungsziele, dreistufiger Mahnlauf
- Posteingang, Akten, Dokumenten-Studio, Assistent, Termine und Fristen
Nicht gebucht
- Objekte, Einheiten, Mieter, Nebenkosten, Hausgeld, Versammlungen
- Anlagen, Wartungsverträge, Prüfprotokolle, Normpflichten
- Plantafel, Disposition, Zeiterfassung, Lager und Bestellwesen
Diese Flächen sind nicht verloren, sondern ungebucht. Wächst Ihr Betrieb in eine Branchen-Ausprägung hinein, schalten wir das passende Modul dazu: dieselbe Instanz, dieselben Daten, kein Umzug.
Häufige Fragen
Kann Alois monatliche Pauschalen automatisch abrechnen?
Ja. Sie hinterlegen je Kunde einen Abrechnungsvertrag mit Betrag, Turnus, Startdatum und optionalem Laufzeitende. Zu jedem Stichtag erzeugt Alois eine neue Rechnung mit eigener Nummer und dem Leistungszeitraum der Periode. Jede Periode wird genau einmal abgerechnet, auch wenn ein Lauf nachgeholt werden muss. Die Rechnung entsteht als Entwurf; geprüft und festgeschrieben wird sie von einem Menschen.
Ist die E-Rechnung enthalten?
Ja, ohne Aufpreis und ohne Zusatzmodul, in beide Richtungen. Ausgehend wird jede Rechnung als ZUGFeRD/Factur-X nach EN 16931 erzeugt, und der Erzeuger steht unter dem amtlichen KoSIT-Prüfstandard: keine Auslieferung, die den Schematron-Test nicht besteht. Eingehend prüft Alois jede empfangene E-Rechnung beim Eintreffen gegen denselben Standard. Der Prüfer läuft selbst gehostet, nicht bei einem Dienstleister.
Was passiert mit den Branchen-Funktionen, die ich nicht brauche?
Sie sind nicht gebucht. In Ihrer Oberfläche tauchen sie nicht auf; wer die Adresse direkt aufruft, bekommt eine Absage mit Begründung statt der Fläche, auch als Administrator. Zusätzlich weist der Server jede Anfrage an einen ungebuchten Bereich ab. Die Grenze liegt damit nicht in der Menüführung, sondern in der Berechtigung selbst: Zu einem ungebuchten Bereich gibt es keine Daten, die jemand zu sehen bekäme.
Bleiben unsere Daten in Europa?
Ja. Alois läuft im EU-Hosting mit EU-Sprachmodellen. Auf Wunsch bereiten wir den Betrieb auf eigener Hardware vor. Für die Verarbeitung besonders schützenswerter Inhalte gibt es das Datenschild, das den Abfluss an Nicht-EU-Modelle unterbindet, statt ihn nur vertraglich zu regeln.
Alois als KI-Backoffice für viele Branchen
Diese Seite zeigt die branchenneutrale Ausprägung. Auf der Alois-Startseite sehen Sie das ganze Konzept: KI-Posteingang mit Entwurfsvorschlägen, menschliche Freigabe, EU-Sprachmodelle und Hosting in der EU.