KI-E-Mail-Assistent für Hausverwaltungen
Mieteranfragen automatisieren: DSGVO-konforme KI für die Hausverwaltung.
Alois erkennt eingehende Mieteranfragen im Posteingang, kategorisiert sie und legt passende Antwortentwürfe an. Dahinter führt Alois die Verwaltung selbst, vom Mietkonto mit Bankabgleich über Nebenkosten- und WEG-Jahresabrechnung bis zu Versammlungen und Fristen. Die Freigabe bleibt immer bei Ihren Mitarbeitenden.
- EU-Sprachmodelle
- Hosting in der EU
- Freigabe durch Ihr Team
Ausschnitt aus der App, Beispieldaten.
Der Posteingang für Mieteranfragen
Alois sortiert vor und schreibt Entwürfe. Ihre Verwalterinnen und Verwalter entscheiden. So entlasten Sie Ihr Team gerade beim Fachkräftemangel.
Mieteranfragen automatisch triagieren
Alois erkennt eingehende E-Mails im Posteingang und kategorisiert sie: Schadensmeldung, Nebenkostenfrage, Kündigung, Zahlungsverzug und mehr. Jede Anfrage landet vorsortiert an der richtigen Stelle.
Antwortentwürfe mit menschlicher Freigabe
Auf Basis Ihrer Vorlagen und Objektdaten erstellt Alois passende Antwortentwürfe. Ihre Verwalterinnen und Verwalter prüfen, passen an und geben frei. Nichts geht ohne menschliche Kontrolle hinaus.
Verknüpfung mit Objekt, Einheit und Akte
Jede Anfrage wird dem richtigen Objekt, der Einheit und dem Mietverhältnis zugeordnet. Kontext und Historie sind sofort zur Hand, ohne Suchen in mehreren Systemen.
EU-Sprachmodelle, Hosting in der EU
Alois nutzt europäische Sprachmodelle (Mistral) mit EU-Hosting. Auf Wunsch bereiten wir den Betrieb auf eigener Hardware vor. Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenschutz-Folgenabschätzung ersetzt das nicht, es macht beides aber einfacher.
Die Verwaltung dahinter
Mehr als ein Posteingang: Diese Bausteine laufen heute produktiv in Alois. Alles, was nach außen geht, entsteht als Entwurf zur Prüfung.
Mietkonto mit Sollstellungen
Alois legt die Miete zum dritten Werktag als Sollstellung an, getrennt nach Kaltmiete und Vorauszahlungen, anteilig bei Ein- und Auszug. Das Mietkonto zeigt offene Posten und Saldo je Vertrag mit Ampel. Zahlungen verrechnet Alois nach § 366 BGB, Fehlbuchungen werden mit Grund storniert statt gelöscht.
Bankabgleich mit Zuordnungsvorschlägen
Kontoauszüge spielen Sie als CAMT.053 oder CSV ein, andere Formate über ein Spalten-Mapping am Konto. Zu jeder Buchung schlägt Alois den passenden Mieter und offenen Posten vor und nennt die Gründe, etwa bekannte IBAN oder passenden Betrag. Die Zuordnung bestätigen Sie. Kontoauszüge gehen an kein KI-Modell.
WEG-Jahresabrechnung
Aus den Ist-Kosten des Jahres erstellt Alois die Jahresabrechnung, nach Miteigentumsanteilen und bei Eigentümerwechsel tagesgenau verteilt. Jede Einzelabrechnung zeigt die Abrechnungsspitze nach § 28 Abs. 2 WEG, Hausgeldrückstände stehen getrennt daneben. Nach dem Festschreiben legt Alois die Beschlussvorlage für die Versammlung an.
Vermögensbericht und Erhaltungsrücklage
Der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG zeigt die Erhaltungsrücklage mit ihrer Entwicklung, die Konten der Gemeinschaft, Hausgeldrückstände und offene Rechnungen. Zuführungen, Entnahmen und Zinsen der Rücklage erfassen Sie direkt; Abrechnung und Bericht landen als PDF in der Objektakte.
Nebenkostenabrechnung
Umlageschlüssel je Kostenart, Kosten auch per Beleg-Foto mit KI-Vorschlag, zeitanteilige und centgenaue Verteilung bei Mieterwechsel und der Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen nach § 35a EStG. Je Mieter entsteht ein prüffähiges PDF als Entwurf.
Versammlungen und Beschlusssammlung
Eigentümerversammlung von der Vorbereitung bis zum Protokoll: Tagesordnung, Einladung und Protokoll als PDF-Entwurf, Abstimmung nach Köpfen oder Miteigentumsanteilen, jeder Beschluss fortlaufend nummeriert in der Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG. Dazu der Wirtschaftsplan mit Hausgeld-Vorschlag je Einheit.
Fristen-Radar
Alois leitet gesetzliche Fristen aus Ihren Stammdaten ab und legt sie als Termine an: Nebenkostenabrechnung, Kautionsabrechnung und kurze Verjährung nach einem Auszug, Zustimmungs- und Klagefrist einer Mieterhöhung, Einberufung der Versammlung. Beim Schreiben einer Mieterhöhung prüft Alois Sperrfrist und Kappungsgrenze anhand der Miet-Historie.
Handwerker-Koordination
Bei einer Schadensmeldung schlägt Alois passende Handwerker aus Ihrem Verzeichnis vor, geführt nach Gewerk, mit Notdienst und Vorzug je Objekt. Sie rufen an oder fragen per E-Mail an. Der Stand bleibt am Gespräch sichtbar, von Angefragt über Zugesagt bis Erledigt.
Typische Einsatzfälle
- Schadensmeldungen erkennen und an die Haustechnik weiterleiten
- Nebenkostenfragen mit Standardantwort-Entwurf beantworten
- Kündigungen und Fristen zuverlässig erfassen
- Mahnungen für Miete und Hausgeld als Entwurf vorbereiten
- Kontoauszüge einlesen und Zahlungen den Mietern zuordnen
- WEG-Jahresabrechnung mit Beschlussvorlage erstellen
- Anfragen dem richtigen Objekt zuordnen
- Das Team beim Fachkräftemangel im First-Level entlasten
Häufige Fragen
Ist KI in der Hausverwaltung DSGVO-konform?
Alois setzt auf europäische Sprachmodelle mit EU-Hosting, Mieter- und Objektdaten werden in der EU verarbeitet. Auftragsverarbeitung und Dokumentation werden DSGVO-konform abgebildet.
Ersetzt die KI meine Mitarbeitenden?
Nein. Alois arbeitet als Agent-Assist: Die KI übernimmt Triage und Antwortentwürfe, die Freigabe bleibt immer beim Menschen. Ihre Verwalterinnen und Verwalter entscheiden und gewinnen Zeit für die Fälle, die wirklich Menschen brauchen, gerade beim Fachkräftemangel.
Kann Alois in unserer eigenen Infrastruktur laufen?
Heute läuft Alois in einem Rechenzentrum in der EU. Auf Wunsch bereiten wir den Betrieb auf eigener Hardware vor. Was dafür nötig ist, klären wir im Demo-Gespräch.
Ersetzt das Mietkonto unsere Buchhaltung?
Nein. Das Mietkonto ist die fachliche Sicht der Verwaltung auf Miete und Hausgeld: was geschuldet, was bezahlt und was überfällig ist. Die Buchhaltung Ihres Unternehmens, etwa über DATEV, bleibt davon unberührt. Kontoauszüge liest Alois nur in Ihrer Installation; sie gehen an kein KI-Modell und an keinen externen Dienst.
Wie kommen unsere Bestandsdaten in Alois?
Für jeden Datentyp gibt es eine CSV-Vorlage. Mietverträge liest Alois direkt aus und legt Objekt, Einheit, Mieter und Konditionen nach Ihrer Prüfung an, Altakten übernehmen Sie stapelweise. Kontoauszüge kommen als CAMT.053 oder CSV. Welcher Weg für Ihre bisherige Software passt, klären wir in einem kurzen Vorgespräch.
Was ist Alois?
Diese Seite zeigt die Branchen-Ausprägung von Alois für die Hausverwaltung. Alois selbst ist das branchen-konfigurierbare KI-Backoffice mit KI-Posteingang, Antwortvorschlägen und menschlicher Freigabe, DSGVO-first und mit EU-Hosting.